В современных условиях ведения бизнеса давно стало актуальным создание команд, которые работают вне офиса. Иногда к проектам привлекают фрилансеров на разовые работы, иногда создают команды, постоянно действующие на аутсорсе. Вплоть до 2020 года такой формат работы, когда сотрудники не объединены занятиями в одном здании, был распространён либо среди небольших компаний, либо среди крупных международных корпораций. С началом пандемии большинство компаний стало переводить своих сотрудников на удаленный формат работы, насколько позволяли условия.
В новых для бизнеса условиях перед компаниями, которые никогда не работали в режиме home office, возникла новая задача. Как организовать деятельность всех сотрудников и эффективно управлять проектами? Оказалось, что большинство компаний были недостаточно подготовлены для таких изменений. Как прежде, в период классических офисных будней, сотрудники использовали общие папки Google Drive и отправляли друг другу документы через мессенджеры.
Такое ведение дел максимально неэффективно и заставляет сотрудников тратить много времени на поиск нужных файлов и на просмотр архивов переписки, когда нужно найти необходимые данные. Кроме того, использование общих папок в Google Drive зачастую не систематизировано, и приводит к появлению многочисленных дубликатов.
Для решения всех вопросов коллаборации давным-давно были созданы сервисы для коммуникации и ведения проектов. Расскажем о 10 популярных приложений для совместной работы.
1. Asana
Дата основания: 2008
Asana — один из старейших сервисов для проджект-менеджмента и, соответственно, один из самых популярных. Asana оптимизирована для работы отделов маркетинга и отделов продаж, для ведения любых разработок и, разумеется, для общего ведения дела в компании. Сервис поддерживает автоматическую интеграцию со многими популярными веб-приложениями, в т.ч. Slack, Google Drive, Dropbox. Также можно настроить выгрузку данных из Asana в сторонние приложения через API.
В сервисе присутствуют дефолтные шаблоны отображения задач. Компания предлагает оптимальную визуализацию процесса, в зависимости от типа проекта, например, запуск приложения (software deployment) или ведение кандидатов (candidate tracking).
Согласно официальным данным, Asana используют ведущие мировые корпорации: Amazon, P&G, Spotify, PayPal, Under Armour. Огромным преимуществом для малого бизнеса является наличие бесплатной версии при условии подключения до 15 сотрудников.
Основной функционал:
- Отображение задач на канбан-досках, в календарях и списком;
- Опциональная возможность отображения задач на таймлайне;
- Безлимитный облачный диск для хранения файлов;
- Опциональная возможность настраивания полей в таск-менеджере;
- Мобильные приложения для iOS и Android.
В полностью бесплатной версии Asana доступны многие features. Использовать free subscription могут компании с числом сотрудников до 15.
Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 13.49 (Premium), US$ 30.49 (Business)
Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 10.99 (Premium), US$ 24.99 (Business).
2. Slack
Дата основания: 2013
Slack принадлежит к числу самых популярных сервисов для ведения корпоративных чатов. Компании по всему миру выбирают Slack, не только из-за того, что сервис обеспечивает удобное общение 1-на-1 и в общих чатах, но и из-за возможности хранить внутри системы нужные корпоративные файлы, например, инструкции и материалы для онбординга.
Огромным преимуществом Slack является интеграция с 2400 сервисами, как для работы с различными типами документов, так и для сервиса интернет-маркетинга.
Slack используют многие известные бренды. Компания рассказывает об историях успеха в блоге. Различные кейсы разобраны на примере интеграции Slack в рабочий процесс Target, Lyft, BBC, HelloFresh, Shopify. Не в последнюю очередь, такая популярность объясняется надежностью коммуникации, что подтверждено сертификатами безопасности.
Основной функционал:
- Доступ к последним 10,000 или ко всем сообщениям в истории;
- Опциональная интеграция с десятками приложениями, как Google Drive и Office 365;
- 1-на-1 телефонные и видеозвонки;
- Опциональные видеоконференции на 15 участников;
- Мобильные приложения для iOS и Android.
Полностью бесплатная версия Slack обеспечивает доступ к большинству функций, но в ограниченном масштабе.
Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 8 (Pro), US$ 15 (Business)
Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 6.67 (Pro), US$ 12.50 (Business).
3. Drag
Приложение Drag служит примером, как небольшая команда может сделать выдающийся продукт. Всего 9 человек из Бразилии создали сервис, который переносит корреспонденцию из Gmail в удобный и понятный таск-менеджер.
Сервис решает несколько задач. Прежде всего, список писем отображается на Канбан-доске, где при необходимости можно добавить цветные маркеры. Таким образом, все имейлы расположены на временной шкале и визуально легко понять, какие из них важные и срочные. Таким образом, не приходится добавлять новые письма в календарь, чтобы о них не забыть.
Что еще лучше — Drag позволяет удобно вести коллективные почтовые аккаунты, как например, @support или @marketing. И что еще лучше — через Drag удобно шэрить черновики имейлов, чтобы получить одобрение от коллег перед отправкой.
Бесплатный функционал лендингов — создайте страницу, которая будет продавать. Соберите лендинг за 3 минуты и начните продавать.
Основной функционал:
- Удобные Shared Inbox для отдела или всего коллектива;
- Организация писем через Канбан-доски с возможностью шэринга;
- Групповой чат для быстрого обсуждения поступившего имейла, например, в клиентский сервис;
- Приложения для iOS и Android.
Полностью бесплатная версия Drag обеспечивает доступ к большинству функций, но в ограниченном масштабе и только для индивидуального работника.
Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 10 (Plus), US$ 15 (Pro)
Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 8 (Plus), US$ 12 (Pro).
4. WeBex by Cisco
Среди множества приложений для видеозвонков WeBex отличается не столько функционалом, сколько качеством реализации. Если во время онлайн-конференций в других приложениях сотрудники вашей компании испытывали сложности, вызванные качеством передачи сигнала или проблемами с переподключением, возможно, настало время попробовать WeBex.
Первое, что привлекает внимание, — это простой удобный интерфейс с доступом к чату и быстрыми реакциями при помощи эмодзи. Но основные преимущества проявляются непосредственно в работе. WeBex позволяет мгновенно переключаться между устройствами, например, когда на смартфоне заканчивается заряд батареи. Уровень шумоподавления при передаче голоса — один из лучших среди аналогичных приложений.
Различные визуализации, например, презентации, можно интегрировать в видео без необходимости шэринга экрана. То есть выступающий выглядит, как на реальной презентации в оффлайне.
Основной функционал:
- До 100 пользователей в подписке;
- До 200 участников конференции;
- Длительность видеоконференции — до 24 ч;
- Перевод речи на другие языки в режиме реального времени;
- До 10 Гб на облачном диске для сохранения записей конференции.
Полностью бесплатная версия WebEx доступна только для одного спикера, максимальное количество участников конференции — 100.
Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 14.95 (Starter), US$ 29.95 (Business)
Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 13.50 (Starter), US$ 26.95 (Business)
5. Troop Messenger
Дата основания: 2018
Troop Messenger служит альтернативой и обычным мессенджерам, и профессиональным решениям, как Slack. С одной стороны, Troop Messenger поддерживает все виды коммуникации. Переписка, групповые чаты, аудио- и видеозвонки, аудиосообщения — всё это доступно в сервисе. Важные полученные сообщения можно маркировать флажками и ставить метку «Ответить позже». Также реализована поддержка различных файлов, которые можно просматривать непосредственно в Troop Messenger, без скачивания на локальный диск.
Приложение ориентировано для бизнес-клиентов, поэтому бесплатная версия отсутствует. Однако существует возможность использования 1 месяца триала в плане Enterprise. Скидки при годовой оплате не предусмотрены.
Основной функционал:
- Опциональные групповые звонки;
- Опциональные видеоконференции с неограниченным количеством участников;
- Опциональное редактирование отправленного сообщения;
- Опциональная интеграция с Dropbox/Google Drive;
- Опциональное подключение чата на сайте через API.
Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 2.5 (Premium), US$ 5 (Enterprise), US$ (Superior)
6. Zoom
Дата основания: 2012
Один из самых популярных сервисов для видеоконференций, Zoom, предоставляет максимум возможностей по минимальной цене. Приложение для десктопа и мобильных устройств быстро запускается. Передача видео и голоса оптимизируется в реальном времени, чтобы обеспечить связь без зависаний даже при плохом Интернет-соединении.
Zoom позволяет проводить конференции максимум на 1000 участников, при этом на мониторе может одновременно отображаться до 49 экранов других пользователей. История видеозвонков и чатов может сохраняться на облачном диске. При этом стоит отметить, что даже в бесплатной версии Zoom сохраняется большинство возможностей, например, видеоконференции на 100 участников.
Основной функционал:
- До 300 участников конференции, и до 1000 — при подключении Large Meetings add-on;
- Облачное дисковое пространство для сохранения записей конференции;
- Конференции длительностью до 30 ч;
- Опциональная возможность брендированного видео.
Полностью бесплатная версия Drag обеспечивает доступ к большинству функций, но в ограниченном масштабе и только для индивидуального работника.
Стоимость в месяц за 1 лицензию: US$ 14.99 (Pro), US$ 19.99 (Business), US$ 19.99 (Enterprise)
Стоимость за 1 лицензию при оплате за год: US$ 149.90 (Pro), US$ 199.90 (Business), US$ 240 (Enterprise)
7. Wrike
Дата основания: 2006
Wrike входит в число старейших и наиболее популярных сервисов для проджект-менеджмента. По официальным данным, Wrike используют более 20 000 компаний по всему миру. Чтобы соответствовать ожиданиям клиентов, разработчики выполнили локализации для 7 языков. Вдобавок к английской версии, интерфейс может быть французским, испанским, немецким, португальским, итальянским, японским и русским.
Задачи в Wrike могут отображаться списком, на Канбан-досках, на диаграммах Ганта. Компания предлагает шаблоны для построения рабочего процесса различных секторов: разработчиков продукта, маркетологов, креативных и IT-компаний и т.д. Примечательно, что в полностью бесплатной версии Wrike доступны все основные features сервиса, в т.ч. интеграция с виртуальными облачными дисками (Google Drive, Dropbox, Box, MSFT Office 365, and OneDrive) и 2 Гб облачного диска внутри системы.
Основной функционал:
- Лаконичный интерфейс, который удобно читается в дэсктопном и мобильном приложениях;
- Построение интерактивных диаграмм Ганта;
- Шэринг документов и задач;
- Отправка запросов внутри системы.
Помимо полностью бесплатной версии, Wrike предлагает триал-периоды на всех планах.
Стоимость в месяц за 1 пользователя: US$ 9.80 (Professional), US$ 24.80 (Business)
8. Smartsheet
Дата основания: 2006
Smartsheet присутствует на рынке достаточно давно, поэтому не удивительно, что этот сервис для проджект-менеджмента популярен у ведущих глобальных корпораций. И закономерно, что веб-приложение в настоящее время обеспечивает десятки интеграций с другими приложениями, в т.ч. Salesforce Connector, Smartsheet for Adobe Creative Cloud, Slack и Google Docs.
Все планы Smartsheet платные, однако и в самой дешевой версии присутствуют любые способы отображения задач: Grid, Gantt, Card, Calendar. Также пользователям доступно 250 автоматических правил, которые применяются по графику или в зависимости от этапа других задач, и 20 Гб дискового пространства.
Основной функционал:
- Настроенные шаблоны для различных сфер бизнеса;
- Автоматическое заполнение ячеек на основании установленных правил;
- Опциональный лог активности;
- До 1 Тб дискового пространства.
Полностью бесплатная версия отсутствует, но на всех планах существуют бесплатные триал-периоды.
Стоимость в месяц за 1 пользователя: US$ 9 (Pro), US$ 32 (Business)
Стоимость за 1 пользователя при оплате за год: US$ 7 (Pro), US$ 25 (Business)
9. Blink
Дата основания: 2014
Blink — это современный интранет-сервис для компаний, чьи сотрудники работают удаленно. Наиболее актуальны возможности сервиса для mobile workforce, поскольку обеспечивает мгновенную коммуникацию, как персонально с каждым сотрудником, так и с группой внутри коллектива.
В приложении реализован Feed, который персонализируется для каждого пользователя. В ленте новостей могут отображаться сообщения, документы, видеозаписи. Приложение поддерживает чат между сотрудниками и возможность создания качественно сверстанных текстовых документов.
К 2021 году Blink доступен на 14 языках, а внутри приложения существует онлайн-перевод контента на разные языки. Пользователи могут создавать опросы, вести общение в групповых чатах, помечать (highlight)и ставить напоминания на важные уведомления. Важным свойством является указание на обязательное прочтение определенных сообщений.
Полностью бесплатная версия сервиса отсутствует, но есть возможность запросить триал.
Основной функционал:
- Корпоративный news feed;
- Чаты с возможностью шэринга изображений, видео, gif- и pdf-документов, таблиц и т.д.;
- Опциональный онлайн-перевод контента;
- Опциональная интеграция через API.
Полностью бесплатная версия отсутствует, но на всех планах существуют бесплатные триал-периоды.
Стоимость в месяц за 1 пользователя: от US$ 6.18 (Essential)
Стоимость за 1 пользователя при оплате за год: от US$ 3.40 (Essential)
10. Todoist
Дата основания: 2007
Todoist является простым и удобным таск-менеджером, который подходит и для небольшого бизнеса, и для индивидуального использования. Сервис предлагает организацию всех задач в простой список. При этом существуют фильтры по проектам, дате и приоритету. Задачи можно шэрить с другими пользователями.
Для решения последовательности задач Todoist предлагает несколько десятков дефолтных шаблонов, в т.ч. для отделов маркетинга и продаж, образовательной сферы, для команд дизайнеров и разработчиков.
В полностью бесплатной версии Todoist присутствуют почти все доступные в сервисе функции, но в ограниченном варианте. Например, история активности отображается только за неделю, а в платных планах — за неограниченное время.
Основной функционал:
- Интеграция с веб-браузерами, сервисами проджект-менеджмента и сервисами для коммуникации;
- Возможность загрузки файлов;
- Мобильные приложения для iOS и Android.
Полностью бесплатная версия существует с ограничениями до 5 проектов.
Стоимость в месяц за 1 пользователя: US$ 4 (Pro), US$ 6 (Business)
Стоимость за 1 пользователя при оплате за год: US$ 3 (Pro), US$ 5 (Business)
Onlypult помогает собирать и отслеживать упоминания о вас и ваших конкурентах, чтобы вы могли быть всегда на шаг впереди ваших конкурентов. Есть бесплатный тариф.
Выбор подходящего списка программ для коммуникации внутри компании должен базироваться на двух принципах:
- Основной функционал программы соответствует потребностям компании;
- Стоимость сервиса.
Например, если небольшой в компании периодически проводятся видеоконференции, вовсе не обязательно приобретать дорогой платный сервис — достаточно использовать Zoom.
Также следует крайне осторожно относиться к тестированиям новых сервисов. Оценивать преимущества нового сервиса лучше в ограниченном масштабе, например, в рамках одного отдела. Переход на использование нового сервиса требует определенного периода адаптации, в течение которого сотрудники разберутся в возможностях программы и, например, импортируют в новый сервис необходимую документацию. В случае, если достоинства окажутся спорными и потребуется возврат к старой системе или переход к еще одной новой, много времени и сил будет потрачено напрасно.
