Топ-10 продуктов для совместной работы в команде

10 мин. чтения
27 декабря 2021

В современных условиях ведения бизнеса давно стало актуальным создание команд, которые работают вне офиса. Иногда к проектам привлекают фрилансеров на разовые работы, иногда создают команды, постоянно действующие на аутсорсе. Вплоть до 2020 года такой формат работы, когда сотрудники не объединены занятиями в одном здании, был распространён либо среди небольших компаний, либо среди крупных международных корпораций. С началом пандемии большинство компаний стало переводить своих сотрудников на удаленный формат работы, насколько позволяли условия.

В новых для бизнеса условиях перед компаниями, которые никогда не работали в режиме home office, возникла новая задача. Как организовать деятельность всех сотрудников и эффективно управлять проектами? Оказалось, что большинство компаний были недостаточно подготовлены для таких изменений. Как прежде, в период классических офисных будней, сотрудники использовали общие папки Google Drive и отправляли друг другу документы через мессенджеры.

Такое ведение дел максимально неэффективно и заставляет сотрудников тратить много времени на поиск нужных файлов и на просмотр архивов переписки, когда нужно найти необходимые данные. Кроме того, использование общих папок в Google Drive зачастую не систематизировано, и приводит к появлению многочисленных дубликатов.

Для решения всех вопросов коллаборации давным-давно были созданы сервисы для коммуникации и ведения проектов. Расскажем о 10 популярных приложений для совместной работы.

1. Asana

Asana.com

Дата основания: 2008

Asana — один из старейших сервисов для проджект-менеджмента и, соответственно, один из самых популярных. Asana оптимизирована для работы отделов маркетинга и отделов продаж, для ведения любых разработок и, разумеется, для общего ведения дела в компании. Сервис поддерживает автоматическую интеграцию со многими популярными веб-приложениями, в т.ч. Slack, Google Drive, Dropbox. Также можно настроить выгрузку данных из Asana в сторонние приложения через API.

В сервисе присутствуют дефолтные шаблоны отображения задач. Компания предлагает оптимальную визуализацию процесса, в зависимости от типа проекта, например, запуск приложения (software deployment) или ведение кандидатов (candidate tracking).

Согласно официальным данным, Asana используют ведущие мировые корпорации: Amazon, P&G, Spotify, PayPal, Under Armour. Огромным преимуществом для малого бизнеса является наличие бесплатной версии при условии подключения до 15 сотрудников.

Основной функционал:

  • Отображение задач на канбан-досках, в календарях и списком;
  • Опциональная возможность отображения задач на таймлайне;
  • Безлимитный облачный диск для хранения файлов;
  • Опциональная возможность настраивания полей в таск-менеджере;
  • Мобильные приложения для iOS и Android.

В полностью бесплатной версии Asana доступны многие features. Использовать free subscription могут компании с числом сотрудников до 15.

Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 13.49 (Premium), US$ 30.49 (Business)

Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 10.99 (Premium), US$ 24.99 (Business).

2. Slack

Slack.com

Дата основания: 2013

Slack принадлежит к числу самых популярных сервисов для ведения корпоративных чатов. Компании по всему миру выбирают Slack, не только из-за того, что сервис обеспечивает удобное общение 1-на-1 и в общих чатах, но и из-за возможности хранить внутри системы нужные корпоративные файлы, например, инструкции и материалы для онбординга.

Огромным преимуществом Slack является интеграция с 2400 сервисами, как для работы с различными типами документов, так и для сервиса интернет-маркетинга.

Slack используют многие известные бренды. Компания рассказывает об историях успеха в блоге. Различные кейсы разобраны на примере интеграции Slack в рабочий процесс Target, Lyft, BBC, HelloFresh, Shopify. Не в последнюю очередь, такая популярность объясняется надежностью коммуникации, что подтверждено сертификатами безопасности.

Основной функционал:

  • Доступ к последним 10,000 или ко всем сообщениям в истории;
  • Опциональная интеграция с десятками приложениями, как Google Drive и Office 365;
  • 1-на-1 телефонные и видеозвонки;
  • Опциональные видеоконференции на 15 участников;
  • Мобильные приложения для iOS и Android.

Полностью бесплатная версия Slack обеспечивает доступ к большинству функций, но в ограниченном масштабе.

Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 8 (Pro), US$ 15 (Business)

Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 6.67 (Pro), US$ 12.50 (Business).

3. Drag

Dragapp.com

Приложение Drag служит примером, как небольшая команда может сделать выдающийся продукт. Всего 9 человек из Бразилии создали сервис, который переносит корреспонденцию из Gmail в удобный и понятный таск-менеджер.

Сервис решает несколько задач. Прежде всего, список писем отображается на Канбан-доске, где при необходимости можно добавить цветные маркеры. Таким образом, все имейлы расположены на временной шкале и визуально легко понять, какие из них важные и срочные. Таким образом, не приходится добавлять новые письма в календарь, чтобы о них не забыть.

Что еще лучше — Drag позволяет удобно вести коллективные почтовые аккаунты, как например, @support или @marketing. И что еще лучше — через Drag удобно шэрить черновики имейлов, чтобы получить одобрение от коллег перед отправкой.

Основной функционал:

  • Удобные Shared Inbox для отдела или всего коллектива;
  • Организация писем через Канбан-доски с возможностью шэринга;
  • Групповой чат для быстрого обсуждения поступившего имейла, например, в клиентский сервис;
  • Приложения для iOS и Android.

Полностью бесплатная версия Drag обеспечивает доступ к большинству функций, но в ограниченном масштабе и только для индивидуального работника.

Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 10 (Plus), US$ 15 (Pro)

Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 8 (Plus), US$ 12 (Pro).

4. WeBex by Cisco

Webex.com

Среди множества приложений для видеозвонков WeBex отличается не столько функционалом, сколько качеством реализации. Если во время онлайн-конференций в других приложениях сотрудники вашей компании испытывали сложности, вызванные качеством передачи сигнала или проблемами с переподключением, возможно, настало время попробовать WeBex.

Первое, что привлекает внимание, — это простой удобный интерфейс с доступом к чату и быстрыми реакциями при помощи эмодзи. Но основные преимущества проявляются непосредственно в работе. WeBex позволяет мгновенно переключаться между устройствами, например, когда на смартфоне заканчивается заряд батареи. Уровень шумоподавления при передаче голоса — один из лучших среди аналогичных приложений.

Различные визуализации, например, презентации, можно интегрировать в видео без необходимости шэринга экрана. То есть выступающий выглядит, как на реальной презентации в оффлайне.

Основной функционал:

  • До 100 пользователей в подписке;
  • До 200 участников конференции;
  • Длительность видеоконференции — до 24 ч;
  • Перевод речи на другие языки в режиме реального времени;
  • До 10 Гб на облачном диске для сохранения записей конференции.

Полностью бесплатная версия WebEx доступна только для одного спикера, максимальное количество участников конференции — 100.

Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 14.95 (Starter), US$ 29.95 (Business)

Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 13.50 (Starter), US$ 26.95 (Business)

5. Troop Messenger

Troopmessenger.com

Дата основания: 2018

Troop Messenger служит альтернативой и обычным мессенджерам, и профессиональным решениям, как Slack. С одной стороны, Troop Messenger поддерживает все виды коммуникации. Переписка, групповые чаты, аудио- и видеозвонки, аудиосообщения — всё это доступно в сервисе. Важные полученные сообщения можно маркировать флажками и ставить метку «Ответить позже». Также реализована поддержка различных файлов, которые можно просматривать непосредственно в Troop Messenger, без скачивания на локальный диск.

Приложение ориентировано для бизнес-клиентов, поэтому бесплатная версия отсутствует. Однако существует возможность использования 1 месяца триала в плане Enterprise. Скидки при годовой оплате не предусмотрены.

Основной функционал:

  • Опциональные групповые звонки;
  • Опциональные видеоконференции с неограниченным количеством участников;
  • Опциональное редактирование отправленного сообщения;
  • Опциональная интеграция с Dropbox/Google Drive;
  • Опциональное подключение чата на сайте через API.

Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 2.5 (Premium), US$ 5 (Enterprise), US$ (Superior)

6. Zoom

Zoom.us

Дата основания: 2012

Один из самых популярных сервисов для видеоконференций, Zoom, предоставляет максимум возможностей по минимальной цене. Приложение для десктопа и мобильных устройств быстро запускается. Передача видео и голоса оптимизируется в реальном времени, чтобы обеспечить связь без зависаний даже при плохом Интернет-соединении.

Zoom позволяет проводить конференции максимум на 1000 участников, при этом на мониторе может одновременно отображаться до 49 экранов других пользователей. История видеозвонков и чатов может сохраняться на облачном диске. При этом стоит отметить, что даже в бесплатной версии Zoom сохраняется большинство возможностей, например, видеоконференции на 100 участников.

Основной функционал:

  • До 300 участников конференции, и до 1000 — при подключении Large Meetings add-on;
  • Облачное дисковое пространство для сохранения записей конференции;
  • Конференции длительностью до 30 ч;
  • Опциональная возможность брендированного видео.

Полностью бесплатная версия Drag обеспечивает доступ к большинству функций, но в ограниченном масштабе и только для индивидуального работника.

Стоимость в месяц за 1 лицензию: US$ 14.99 (Pro), US$ 19.99 (Business), US$ 19.99 (Enterprise)

Стоимость за 1 лицензию при оплате за год: US$ 149.90 (Pro), US$ 199.90 (Business), US$ 240 (Enterprise)

7. Wrike

Wrike.com

Дата основания: 2006

Wrike входит в число старейших и наиболее популярных сервисов для проджект-менеджмента. По официальным данным, Wrike используют более 20 000 компаний по всему миру. Чтобы соответствовать ожиданиям клиентов, разработчики выполнили локализации для 7 языков. Вдобавок к английской версии, интерфейс может быть французским, испанским, немецким, португальским, итальянским, японским и русским.

Задачи в Wrike могут отображаться списком, на Канбан-досках, на диаграммах Ганта. Компания предлагает шаблоны для построения рабочего процесса различных секторов: разработчиков продукта, маркетологов, креативных и IT-компаний и т.д. Примечательно, что в полностью бесплатной версии Wrike доступны все основные features сервиса, в т.ч. интеграция с виртуальными облачными дисками (Google Drive, Dropbox, Box, MSFT Office 365, and OneDrive) и 2 Гб облачного диска внутри системы.

Основной функционал:

  • Лаконичный интерфейс, который удобно читается в дэсктопном и мобильном приложениях;
  • Построение интерактивных диаграмм Ганта;
  • Шэринг документов и задач;
  • Отправка запросов внутри системы.

Помимо полностью бесплатной версии, Wrike предлагает триал-периоды на всех планах.

Стоимость в месяц за 1 пользователя: US$ 9.80 (Professional), US$ 24.80 (Business)

8. Smartsheet

Smartsheet.com

Дата основания: 2006

Smartsheet присутствует на рынке достаточно давно, поэтому не удивительно, что этот сервис для проджект-менеджмента популярен у ведущих глобальных корпораций. И закономерно, что веб-приложение в настоящее время обеспечивает десятки интеграций с другими приложениями, в т.ч. Salesforce Connector, Smartsheet for Adobe Creative Cloud, Slack и Google Docs.

Все планы Smartsheet платные, однако и в самой дешевой версии присутствуют любые способы отображения задач: Grid, Gantt, Card, Calendar. Также пользователям доступно 250 автоматических правил, которые применяются по графику или в зависимости от этапа других задач, и 20 Гб дискового пространства.

Основной функционал:

  • Настроенные шаблоны для различных сфер бизнеса;
  • Автоматическое заполнение ячеек на основании установленных правил;
  • Опциональный лог активности;
  • До 1 Тб дискового пространства.

Полностью бесплатная версия отсутствует, но на всех планах существуют бесплатные триал-периоды.

Стоимость в месяц за 1 пользователя: US$ 9 (Pro), US$ 32 (Business)

Стоимость за 1 пользователя при оплате за год: US$ 7 (Pro), US$ 25 (Business)

9. Blink

Joinblink.com

Дата основания: 2014

Blink — это современный интранет-сервис для компаний, чьи сотрудники работают удаленно. Наиболее актуальны возможности сервиса для mobile workforce, поскольку обеспечивает мгновенную коммуникацию, как персонально с каждым сотрудником, так и с группой внутри коллектива.

В приложении реализован Feed, который персонализируется для каждого пользователя. В ленте новостей могут отображаться сообщения, документы, видеозаписи. Приложение поддерживает чат между сотрудниками и возможность создания качественно сверстанных текстовых документов.

К 2021 году Blink доступен на 14 языках, а внутри приложения существует онлайн-перевод контента на разные языки. Пользователи могут создавать опросы, вести общение в групповых чатах, помечать (highlight)и ставить напоминания на важные уведомления. Важным свойством является указание на обязательное прочтение определенных сообщений.

Полностью бесплатная версия сервиса отсутствует, но есть возможность запросить триал.

Основной функционал:

  • Корпоративный news feed;
  • Чаты с возможностью шэринга изображений, видео, gif- и pdf-документов, таблиц и т.д.;
  • Опциональный онлайн-перевод контента;
  • Опциональная интеграция через API.

Полностью бесплатная версия отсутствует, но на всех планах существуют бесплатные триал-периоды.

Стоимость в месяц за 1 пользователя: от US$ 6.18 (Essential)

Стоимость за 1 пользователя при оплате за год: от US$ 3.40 (Essential)

10. Todoist

Todoist.com

Дата основания: 2007

Todoist является простым и удобным таск-менеджером, который подходит и для небольшого бизнеса, и для индивидуального использования. Сервис предлагает организацию всех задач в простой список. При этом существуют фильтры по проектам, дате и приоритету. Задачи можно шэрить с другими пользователями.

Для решения последовательности задач Todoist предлагает несколько десятков дефолтных шаблонов, в т.ч. для отделов маркетинга и продаж, образовательной сферы, для команд дизайнеров и разработчиков.

В полностью бесплатной версии Todoist присутствуют почти все доступные в сервисе функции, но в ограниченном варианте. Например, история активности отображается только за неделю, а в платных планах — за неограниченное время.

Основной функционал:

  • Интеграция с веб-браузерами, сервисами проджект-менеджмента и сервисами для коммуникации;
  • Возможность загрузки файлов;
  • Мобильные приложения для iOS и Android.

Полностью бесплатная версия существует с ограничениями до 5 проектов.

Стоимость в месяц за 1 пользователя: US$ 4 (Pro), US$ 6 (Business)

Стоимость за 1 пользователя при оплате за год: US$ 3 (Pro), US$ 5 (Business)

Выбор подходящего списка программ для коммуникации внутри компании должен базироваться на двух принципах:

  • Основной функционал программы соответствует потребностям компании;
  • Стоимость сервиса.

Например, если небольшой в компании периодически проводятся видеоконференции, вовсе не обязательно приобретать дорогой платный сервис — достаточно использовать Zoom.

Также следует крайне осторожно относиться к тестированиям новых сервисов. Оценивать преимущества нового сервиса лучше в ограниченном масштабе, например, в рамках одного отдела. Переход на использование нового сервиса требует определенного периода адаптации, в течение которого сотрудники разберутся в возможностях программы и, например, импортируют в новый сервис необходимую документацию. В случае, если достоинства окажутся спорными и потребуется возврат к старой системе или переход к еще одной новой, много времени и сил будет потрачено напрасно.

FAQ

При выборе следует всегда учитывать собственные потребности. Если популярное приложение не соответствует особенностям бизнеса, то на определенном этапе развития бизнеса могут сложиться условия, когда смена сервиса станет обязательной.

Если компания только создана, не обязательно приобретать дорогие платные версии приложений. В то же время, по мере роста бизнеса сложится ситуация, когда потребуется внедрение эффективных средств коммуникации. Чтобы обезопасить компанию от преждевременных трат на начальном этапе и получить эффективный сервис в дальнейшем, рекомендуем выбирать сервисы с обширными бесплатными планами.

Если используемый сервис перестал обеспечивать должную эффективность, эта проблема будет лишь усиливаться с течением времени. Чем раньше компания внедрит новый сервис, тем быстрее пройдет адаптация.

ПОДЕЛИТЬСЯ: