Топ-10 продуктов для совместной работы в команде

В современных условиях ведения бизнеса давно стало актуальным создание команд, которые работают вне офиса. Иногда к проектам привлекают фрилансеров на разовые работы, иногда создают команды, постоянно действующие на аутсорсе. Вплоть до 2020 года такой формат работы, когда сотрудники не объединены занятиями в одном здании, был распространён либо среди небольших компаний, либо среди крупных международных корпораций. С началом пандемии большинство компаний стало переводить своих сотрудников на удаленный формат работы, насколько позволяли условия.

В новых для бизнеса условиях перед компаниями, которые никогда не работали в режиме home office, возникла новая задача. Как организовать деятельность всех сотрудников и эффективно управлять проектами? Оказалось, что большинство компаний были недостаточно подготовлены для таких изменений. Как прежде, в период классических офисных будней, сотрудники использовали общие папки Google Drive и отправляли друг другу документы через мессенджеры.

Такое ведение дел максимально неэффективно и заставляет сотрудников тратить много времени на поиск нужных файлов и на просмотр архивов переписки, когда нужно найти необходимые данные. Кроме того, использование общих папок в Google Drive зачастую не систематизировано, и приводит к появлению многочисленных дубликатов.

Для решения всех вопросов коллаборации давным-давно были созданы сервисы для коммуникации и ведения проектов. Расскажем о 10 популярных приложений для совместной работы.

1. Asana

Asana.com

Дата основания: 2008

Asana — один из старейших сервисов для проджект-менеджмента и, соответственно, один из самых популярных. Asana оптимизирована для работы отделов маркетинга и отделов продаж, для ведения любых разработок и, разумеется, для общего ведения дела в компании. Сервис поддерживает автоматическую интеграцию со многими популярными веб-приложениями, в т.ч. Slack, Google Drive, Dropbox. Также можно настроить выгрузку данных из Asana в сторонние приложения через API.

В сервисе присутствуют дефолтные шаблоны отображения задач. Компания предлагает оптимальную визуализацию процесса, в зависимости от типа проекта, например, запуск приложения (software deployment) или ведение кандидатов (candidate tracking).

Согласно официальным данным, Asana используют ведущие мировые корпорации: Amazon, P&G, Spotify, PayPal, Under Armour. Огромным преимуществом для малого бизнеса является наличие бесплатной версии при условии подключения до 15 сотрудников.

Основной функционал:

• Отображение задач на канбан-досках, в календарях и списком;
• Опциональная возможность отображения задач на таймлайне;
• Безлимитный облачный диск для хранения файлов;
• Опциональная возможность настраивания полей в таск-менеджере;
• Мобильные приложения для iOS и Android.

В полностью бесплатной версии Asana доступны многие features. Использовать free subscription могут компании с числом сотрудников до 15.

Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 13.49 (Premium), US$ 30.49 (Business)

Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 10.99 (Premium), US$ 24.99 (Business).

2. Slack

Slack.com

Дата основания: 2013

Slack принадлежит к числу самых популярных сервисов для ведения корпоративных чатов. Компании по всему миру выбирают Slack, не только из-за того, что сервис обеспечивает удобное общение 1-на-1 и в общих чатах, но и из-за возможности хранить внутри системы нужные корпоративные файлы, например, инструкции и материалы для онбординга.

Огромным преимуществом Slack является интеграция с 2400 сервисами, как для работы с различными типами документов, так и для сервиса интернет-маркетинга.

Slack используют многие известные бренды. Компания рассказывает об историях успеха в блоге. Различные кейсы разобраны на примере интеграции Slack в рабочий процесс Target, Lyft, BBC, HelloFresh, Shopify. Не в последнюю очередь, такая популярность объясняется надежностью коммуникации, что подтверждено сертификатами безопасности.

Основной функционал:

• Доступ к последним 10,000 или ко всем сообщениям в истории;
• Опциональная интеграция с десятками приложениями, как Google Drive и Office 365;
• 1-на-1 телефонные и видеозвонки;
• Опциональные видеоконференции на 15 участников;
• Мобильные приложения для iOS и Android.

Полностью бесплатная версия Slack обеспечивает доступ к большинству функций, но в ограниченном масштабе.

Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 8 (Pro), US$ 15 (Business)

Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 6.67 (Pro), US$ 12.50 (Business).

3. Drag

Dragapp.com

Приложение Drag служит примером, как небольшая команда может сделать выдающийся продукт. Всего 9 человек из Бразилии создали сервис, который переносит корреспонденцию из Gmail в удобный и понятный таск-менеджер.

Сервис решает несколько задач. Прежде всего, список писем отображается на Канбан-доске, где при необходимости можно добавить цветные маркеры. Таким образом, все имейлы расположены на временной шкале и визуально легко понять, какие из них важные и срочные. Таким образом, не приходится добавлять новые письма в календарь, чтобы о них не забыть.

Что еще лучше — Drag позволяет удобно вести коллективные почтовые аккаунты, как например, @support или @marketing. И что еще лучше — через Drag удобно шэрить черновики имейлов, чтобы получить одобрение от коллег перед отправкой.

Основной функционал:

• Удобные Shared Inbox для отдела или всего коллектива;
• Организация писем через Канбан-доски с возможностью шэринга;
• Групповой чат для быстрого обсуждения поступившего имейла, например, в клиентский сервис;
• Приложения для iOS и Android.

Полностью бесплатная версия Drag обеспечивает доступ к большинству функций, но в ограниченном масштабе и только для индивидуального работника.

Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 10 (Plus), US$ 15 (Pro)

Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 8 (Plus), US$ 12 (Pro).

4. WeBex by Cisco

Webex.com

Среди множества приложений для видеозвонков WeBex отличается не столько функционалом, сколько качеством реализации. Если во время онлайн-конференций в других приложениях сотрудники вашей компании испытывали сложности, вызванные качеством передачи сигнала или проблемами с переподключением, возможно, настало время попробовать WeBex.

Первое, что привлекает внимание, — это простой удобный интерфейс с доступом к чату и быстрыми реакциями при помощи эмодзи. Но основные преимущества проявляются непосредственно в работе. WeBex позволяет мгновенно переключаться между устройствами, например, когда на смартфоне заканчивается заряд батареи. Уровень шумоподавления при передаче голоса — один из лучших среди аналогичных приложений.

Различные визуализации, например, презентации, можно интегрировать в видео без необходимости шэринга экрана. То есть выступающий выглядит, как на реальной презентации в оффлайне.

Основной функционал:

• До 100 пользователей в подписке;
• До 200 участников конференции;
• Длительность видеоконференции — до 24 ч;
• Перевод речи на другие языки в режиме реального времени;
• До 10 Гб на облачном диске для сохранения записей конференции.

Полностью бесплатная версия WebEx доступна только для одного спикера, максимальное количество участников конференции — 100.

Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 14.95 (Starter), US$ 29.95 (Business)

Стоимость в месяц за 1 сотрудника при оплате за год: US$ 13.50 (Starter), US$ 26.95 (Business)

5. Troop Messenger

Troopmessenger.com

Дата основания: 2018

Troop Messenger служит альтернативой и обычным мессенджерам, и профессиональным решениям, как Slack. С одной стороны, Troop Messenger поддерживает все виды коммуникации. Переписка, групповые чаты, аудио- и видеозвонки, аудиосообщения — всё это доступно в сервисе. Важные полученные сообщения можно маркировать флажками и ставить метку «Ответить позже». Также реализована поддержка различных файлов, которые можно просматривать непосредственно в Troop Messenger, без скачивания на локальный диск.

Приложение ориентировано для бизнес-клиентов, поэтому бесплатная версия отсутствует. Однако существует возможность использования 1 месяца триала в плане Enterprise. Скидки при годовой оплате не предусмотрены.

Основной функционал:

• Опциональные групповые звонки;
• Опциональные видеоконференции с неограниченным количеством участников;
• Опциональное редактирование отправленного сообщения;
• Опциональная интеграция с Dropbox/Google Drive;
• Опциональное подключение чата на сайте через API.

Стоимость в месяц за 1 сотрудника: US$ 2.5 (Premium), US$ 5 (Enterprise), US$ (Superior)

6. Zoom

Zoom.us

Дата основания: 2012

Один из самых популярных сервисов для видеоконференций, Zoom, предоставляет максимум возможностей по минимальной цене. Приложение для десктопа и мобильных устройств быстро запускается. Передача видео и голоса оптимизируется в реальном времени, чтобы обеспечить связь без зависаний даже при плохом Интернет-соединении.

Zoom позволяет проводить конференции максимум на 1000 участников, при этом на мониторе может одновременно отображаться до 49 экранов других пользователей. История видеозвонков и чатов может сохраняться на облачном диске. При этом стоит отметить, что даже в бесплатной версии Zoom сохраняется большинство возможностей, например, видеоконференции на 100 участников.

Основной функционал:

• До 300 участников конференции, и до 1000 — при подключении Large Meetings add-on;
• Облачное дисковое пространство для сохранения записей конференции;
• Конференции длительностью до 30 ч;
• Опциональная возможность брендированного видео.

Полностью бесплатная версия Drag обеспечивает доступ к большинству функций, но в ограниченном масштабе и только для индивидуального работника.

Стоимость в месяц за 1 лицензию: US$ 14.99 (Pro), US$ 19.99 (Business), US$ 19.99 (Enterprise)

Стоимость за 1 лицензию при оплате за год: US$ 149.90 (Pro), US$ 199.90 (Business), US$ 240 (Enterprise)

7. Wrike

Wrike.com

Дата основания: 2006

Wrike входит в число старейших и наиболее популярных сервисов для проджект-менеджмента. По официальным данным, Wrike используют более 20 000 компаний по всему миру. Чтобы соответствовать ожиданиям клиентов, разработчики выполнили локализации для 7 языков. Вдобавок к английской версии, интерфейс может быть французским, испанским, немецким, португальским, итальянским, японским и русским.

Задачи в Wrike могут отображаться списком, на Канбан-досках, на диаграммах Ганта. Компания предлагает шаблоны для построения рабочего процесса различных секторов: разработчиков продукта, маркетологов, креативных и IT-компаний и т.д. Примечательно, что в полностью бесплатной версии Wrike доступны все основные features сервиса, в т.ч. интеграция с виртуальными облачными дисками (Google Drive, Dropbox, Box, MSFT Office 365, and OneDrive) и 2 Гб облачного диска внутри системы.

Основной функционал:

• Лаконичный интерфейс, который удобно читается в дэсктопном и мобильном приложениях;
• Построение интерактивных диаграмм Ганта;
• Шэринг документов и задач;
• Отправка запросов внутри системы.

Помимо полностью бесплатной версии, Wrike предлагает триал-периоды на всех планах.

Стоимость в месяц за 1 пользователя: US$ 9.80 (Professional), US$ 24.80 (Business)

8. Smartsheet

Smartsheet.com

Дата основания: 2006

Smartsheet присутствует на рынке достаточно давно, поэтому не удивительно, что этот сервис для проджект-менеджмента популярен у ведущих глобальных корпораций. И закономерно, что веб-приложение в настоящее время обеспечивает десятки интеграций с другими приложениями, в т.ч. Salesforce Connector, Smartsheet for Adobe Creative Cloud, Slack и Google Docs.

Все планы Smartsheet платные, однако и в самой дешевой версии присутствуют любые способы отображения задач: Grid, Gantt, Card, Calendar. Также пользователям доступно 250 автоматических правил, которые применяются по графику или в зависимости от этапа других задач, и 20 Гб дискового пространства.

Основной функционал:

• Настроенные шаблоны для различных сфер бизнеса;
• Автоматическое заполнение ячеек на основании установленных правил;
• Опциональный лог активности;
• До 1 Тб дискового пространства.

Полностью бесплатная версия отсутствует, но на всех планах существуют бесплатные триал-периоды.

Стоимость в месяц за 1 пользователя: US$ 9 (Pro), US$ 32 (Business)

Стоимость за 1 пользователя при оплате за год: US$ 7 (Pro), US$ 25 (Business)

9. Blink

Joinblink.com

Дата основания: 2014

Blink — это современный интранет-сервис для компаний, чьи сотрудники работают удаленно. Наиболее актуальны возможности сервиса для mobile workforce, поскольку обеспечивает мгновенную коммуникацию, как персонально с каждым сотрудником, так и с группой внутри коллектива.

В приложении реализован Feed, который персонализируется для каждого пользователя. В ленте новостей могут отображаться сообщения, документы, видеозаписи. Приложение поддерживает чат между сотрудниками и возможность создания качественно сверстанных текстовых документов.

К 2021 году Blink доступен на 14 языках, а внутри приложения существует онлайн-перевод контента на разные языки. Пользователи могут создавать опросы, вести общение в групповых чатах, помечать (highlight)и ставить напоминания на важные уведомления. Важным свойством является указание на обязательное прочтение определенных сообщений.

Полностью бесплатная версия сервиса отсутствует, но есть возможность запросить триал.

Основной функционал:

• Корпоративный news feed;
• Чаты с возможностью шэринга изображений, видео, gif- и pdf-документов, таблиц и т.д.;
• Опциональный онлайн-перевод контента;
• Опциональная интеграция через API.

Полностью бесплатная версия отсутствует, но на всех планах существуют бесплатные триал-периоды.

Стоимость в месяц за 1 пользователя: от US$ 6.18 (Essential)

Стоимость за 1 пользователя при оплате за год: от US$ 3.40 (Essential)

10. Todoist

Todoist.com

Дата основания: 2007

Todoist является простым и удобным таск-менеджером, который подходит и для небольшого бизнеса, и для индивидуального использования. Сервис предлагает организацию всех задач в простой список. При этом существуют фильтры по проектам, дате и приоритету. Задачи можно шэрить с другими пользователями.

Для решения последовательности задач Todoist предлагает несколько десятков дефолтных шаблонов, в т.ч. для отделов маркетинга и продаж, образовательной сферы, для команд дизайнеров и разработчиков.

В полностью бесплатной версии Todoist присутствуют почти все доступные в сервисе функции, но в ограниченном варианте. Например, история активности отображается только за неделю, а в платных планах — за неограниченное время.

Основной функционал:

• Интеграция с веб-браузерами, сервисами проджект-менеджмента и сервисами для коммуникации;
• Возможность загрузки файлов;
• Мобильные приложения для iOS и Android.

Полностью бесплатная версия существует с ограничениями до 5 проектов.

Стоимость в месяц за 1 пользователя: US$ 4 (Pro), US$ 6 (Business)

Стоимость за 1 пользователя при оплате за год: US$ 3 (Pro), US$ 5 (Business)

Выбор подходящего списка программ для коммуникации внутри компании должен базироваться на двух принципах:

• Основной функционал программы соответствует потребностям компании;
• Стоимость сервиса.

Например, если небольшой в компании периодически проводятся видеоконференции, вовсе не обязательно приобретать дорогой платный сервис — достаточно использовать Zoom.

Также следует крайне осторожно относиться к тестированиям новых сервисов. Оценивать преимущества нового сервиса лучше в ограниченном масштабе, например, в рамках одного отдела. Переход на использование нового сервиса требует определенного периода адаптации, в течение которого сотрудники разберутся в возможностях программы и, например, импортируют в новый сервис необходимую документацию. В случае, если достоинства окажутся спорными и потребуется возврат к старой системе или переход к еще одной новой, много времени и сил будет потрачено напрасно.